Relances automatiques | Guide MonKapiten

Les relances automatiques envoient un email au client, avec la facture en pièce jointe, selon un calendrier que vous définissez. Fini les oublis de relance.

Où ?

Paramètres, carte Personnalisation, sous-ongletRelances (administrateurs). Activez d'abord l'interrupteur global, puis définissez vos règles.Dans l’application : Configurer les relances

Comment fonctionnent les règles

Chaque règle est définie par un décalage en jours par rapport à la date d'échéance de la facture :

Un nombre négatif = un rappel avant l'échéance (ex. -3 = 3 jours avant).
Un nombre positif = une relance après l'échéance (ex. +7 = 7 jours de retard).

Pas de rafale de rattrapage

Quand vous activez les relances sur des factures déjà en retard, l'outil n'envoie que la relance la plus récente atteinte, jamais toute la série d'un coup. Le balayage a lieu chaque jour à 9 h (heure de Paris).

Personnaliser le message

Chaque règle peut avoir son propre objet et son propre corps. Si vous les laissez vides, le modèle par défaut correspondant est utilisé. Vous pouvez insérer ces variables, remplacées automatiquement à l'envoi :

{{numero}} : Numéro de la facture
{{client}} : Nom du client
{{organisation}} : Nom de votre organisation
{{montant}} : Montant TTC formaté (ex. 1 200,00 €)
{{echeance}} : Date d'échéance (ex. 31/01/2026)
{{jours}} : Jours de retard, ou jours restants avant échéance

Les messages par défaut

À défaut de message personnalisé, voici exactement les textes envoyés (ton courtois avant l'échéance, progressif ensuite) :

Rappel avant échéance

Objet : Échéance à venir : facture {{numero}} ({{organisation}})

Bonjour, Petit rappel : la facture {{numero}} d'un montant de {{montant}} TTC arrive à échéance le {{echeance}}. Si votre règlement est déjà en cours, merci de ne pas tenir compte de ce message. La facture est jointe à cet email pour référence. Cordialement, {{organisation}}

Premier rappel après échéance

Objet : Rappel : facture {{numero}} échue

Bonjour, Sauf erreur de notre part, la facture {{numero}} d'un montant de {{montant}} TTC, arrivée à échéance le {{echeance}}, n'a pas encore été réglée. Il s'agit peut-être d'un simple oubli. Si votre règlement est déjà en cours, merci de ne pas tenir compte de ce message. La facture est jointe à cet email pour référence. Cordialement, {{organisation}}

Relance intermédiaire

Objet : Relance : facture {{numero}} impayée

Bonjour, Malgré notre précédent rappel, la facture {{numero}} d'un montant de {{montant}} TTC, échue le {{echeance}}, reste impayée à ce jour. Nous vous remercions de procéder à son règlement dans les meilleurs délais. La facture est jointe à cet email pour référence. Cordialement, {{organisation}}

Dernière relance (mise en demeure)

Objet : Dernière relance avant mise en demeure : facture {{numero}}

Bonjour, Malgré nos relances, la facture {{numero}} d'un montant de {{montant}} TTC, échue le {{echeance}}, demeure impayée. Sans règlement de votre part sous 8 jours, nous nous réservons le droit d'engager une procédure de recouvrement. Des pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € sont exigibles conformément à l'article L441-10 du Code de commerce. La facture est jointe à cet email pour référence. Cordialement, {{organisation}}

Dernière relance : valeur juridique

Le dernier palier mentionne l'article L441-10 du Code de commerce et l'indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €. Réservez-le aux retards avérés : c'est une mise en demeure avant procédure de recouvrement.

1
Activez les relances
Interrupteur global dans Personnalisation, sous-onglet Relances.
2
Ajoutez vos règles
Par exemple : -3 (rappel), +7 (premier rappel), +21 (relance), +45 (mise en demeure).
3
Vérifiez les emails clients
Une relance ne part que si la facture est en retard et que le client a une adresse email.