Portail cabinet

Des données de ventes prêtes à contrôler, sans échange de mots de passe.

Le client vous invite gratuitement et reste maître de chaque dossier. Votre identité cabinet est protégée par mot de passe puis code e-mail, et toutes les actions sensibles sont tracées.

Utiliser MonKapiten avec mes clients

Un accès ouvert par votre client, en trois étapes

  1. Étape 1

    Votre client vous invite

    Depuis ses réglages, il saisit votre prénom, votre nom et votre e-mail. L’invitation est valable sept jours et ne consomme aucun siège de son abonnement.

  2. Étape 2

    Vous activez votre accès

    Vous choisissez un mot de passe et acceptez les conditions affichées. Chaque connexion demande ensuite ce mot de passe puis un code reçu par e-mail.

  3. Étape 3

    Vous ouvrez le dossier

    Le sélecteur ne montre que les dossiers que vos clients ont rattachés à votre identité cabinet. Un seul compte suffit pour tous vos clients MonKapiten.

Ce que le cabinet peut faire

  • • Passer d’un dossier client autorisé à l’autre depuis un seul compte
  • • Configurer les journaux, comptes de ventes, TVA et auxiliaires
  • • Contrôler et reclasser les affectations sans modifier la facture émise
  • • Consulter ventes, avoirs, règlements et pièces en lecture seule
  • • Générer et retélécharger des exports archivés et vérifiables

Des limites explicites

  • • Aucune création, modification ou suppression de facture
  • • Aucun accès aux projets, temps, marges, équipe, banque ou abonnement
  • • Aucun dossier non explicitement rattaché par le client

Les exports MonKapiten sont un pont de ventes préparatoire. Ils ne constituent pas un FEC réglementaire ni une comptabilité générale complète. Aucune compatibilité logicielle n’est revendiquée sans import préalablement validé.

Préparer un dossier, une fois pour toutes

Le travail de paramétrage se fait au premier passage. Une association de catalogue s’applique ensuite aux anciennes et aux nouvelles factures comme aux avoirs liés : les périodes suivantes ne laissent que les exceptions à traiter.

  1. 1Validez le journal de ventes et les comptes proposés, dont les comptes de TVA par taux.
  2. 2Contrôlez les codes auxiliaires attribués à chaque client (CL000001, CL000002…), modifiables si besoin.
  3. 3Associez les produits et prestations du catalogue à leurs comptes de vente. Les libellés anciens se rattachent une seule fois, la règle est ensuite mémorisée.
  4. 4Traitez dans Affectations les seules lignes restantes, sans règle de catalogue exploitable.
  5. 5Lancez le contrôle de la période, générez les fichiers puis confirmez leur import dans votre logiciel.

Trois fichiers par période, archivés et vérifiables

Synthèse des ventes

Une ligne par facture ou avoir : numéro, client, SIRET, statut, dates d’émission, d’échéance et de paiement, montants HT, TVA et TTC.

Détail des ventes

Une ligne par produit ou prestation : quantité, prix unitaire HT, taux et catégorie de TVA, compte de vente et origine de son affectation.

Écritures comptables

Journal, date, pièce, libellé, compte général, auxiliaire, débit et crédit. Client au débit pour le TTC, ventes et TVA au crédit, sens inversés pour les avoirs.

Les montants sont calculés au centime, chaque pièce est équilibrée entre débits et crédits, et le format du fichier (séparateur, dates, décimales, colonnes) suit le profil d’export que vous définissez pour votre logiciel. Voir le contenu des exports comptables

Questions fréquentes des cabinets

Le portail est-il payant pour le cabinet ?

Non. Le portail est gratuit pour le cabinet, et l’invitation ne consomme pas de siège dans l’abonnement du client, qu’il soit en forfait Indépendant ou Entreprise.

Puis-je suivre plusieurs clients avec un seul compte ?

Oui. Une même identité cabinet peut être rattachée à plusieurs organisations. Vous passez d’un dossier à l’autre depuis le sélecteur, qui ne montre que les rattachements actifs.

Les fichiers sont-ils compatibles avec mon logiciel comptable ?

Chaque export suit un profil que vous réglez : séparateur, encodage, format des dates, séparateur décimal, en-tête, noms et ordre des colonnes. MonKapiten ne revendique aucune compatibilité tant qu’un import réel n’a pas été validé dans votre logiciel.

Ces exports remplacent-ils un FEC ?

Non. Ce sont des fichiers de travail préparatoires pour les ventes. Ils ne constituent ni un FEC réglementaire ni une comptabilité générale complète, et les écritures d’achats détaillées ne sont pas générées.

Un reclassement modifie-t-il la facture du client ?

Jamais. Une affectation ou un reclassement est conservé à part : la facture, ses montants, son PDF et son Factur-X restent inchangés.

Comment savoir qu’un fichier n’a pas changé depuis son export ?

Chaque export est archivé avec sa période, ses paramètres et son empreinte SHA-256. Le retéléchargement rend exactement le même fichier, et réexporter une pièce déjà archivée demande une confirmation explicite.

Que se passe-t-il si le client retire mon accès ?

L’accès au dossier est coupé immédiatement et la révocation figure dans l’historique d’audit. Les autres dossiers rattachés à votre compte ne sont pas concernés.

Un client utilise déjà MonKapiten ?

Demandez-lui de vous inviter depuis ses réglages : vous recevrez un e-mail pour activer votre accès cabinet. Vous pouvez aussi lui recommander l’outil pour ses devis et ses factures.

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