La facture est le document comptable de référence. Vous la créez de zéro, depuis un devis accepté, ou via une facture récurrente.
Créer et envoyer une facture
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Nouvelle facture
Dans l’application : Créer une facture - 2
Client, lignes, échéance
Sélectionnez le client, ajoutez les lignes (ou des prestations enregistrées) et fixez la date d'échéance de paiement. La nature bien ou service est préremplie selon votre activité et reste modifiable sur chaque ligne pour une facture mixte. - 3
Envoyer
Le bouton Envoyer la facture transmet la facture selon le mode d'envoi choisi dans vos réglages : par email (PDF) ou en facturation électronique. Un bandeau au-dessus de la facture indique à chaque fois ce qui va se passer. - 4
Enregistrer l’encaissement
À réception du règlement, saisissez sa date réelle et son montant. Les paiements partiels mettent à jour le solde ; pour les services exigibles à l’encaissement, la ventilation TVA proposée alimente le e-reporting.
Les statuts d'une facture
Brouillon : modifiable. Envoyée : transmise. Partiellement payée : un solde reste ouvert. Payée : encaissée. En retard : échéance dépassée sans paiement (déclenche les relances).
En facturation électronique : Déposée (sur la plateforme), Rejetée (par la plateforme), Refusée (par le destinataire).
Numérotation
La numérotation est continue et sans trou, conformément à la réglementation. Elle est attribuée automatiquement à l'émission, de façon fiable même en cas de créations simultanées.
Modifier ou supprimer une facture
Une facture ne se modifie et ne se supprime qu'au statut Brouillon. Une fois envoyée, elle devient un document comptable figé : les boutons Modifier et Supprimer disparaissent. Pour corriger une facture déjà envoyée, on ne la supprime pas : on émet un avoir (facture acceptée ou encaissée) ou une réémission (facture refusée, voir ci-dessous).
Si une facture est refusée ou rejetée
En facturation électronique, deux situations différentes peuvent survenir après l'envoi :
- Refusée par le client : votre client a refusé la facture via sa plateforme. Le motif qu'il a communiqué s'affiche dans un bandeau sur la facture.
- Rejetée par la plateforme : la facture a été refusée pour une raison technique (format). Notre équipe est alertée automatiquement pour corriger ; vous pouvez aussi nous le signaler via Dans l’application : Aide & retours.
Corriger et réémettre
Sur une facture refusée ou rejetée, le bouton Corriger et réémettre crée une nouvelle facture en brouillon, déjà pré-remplie avec les éléments de l'originale (client, lignes, labels) et un nouveau numéro. Vous la corrigez, puis vous la renvoyez normalement.
C'est la bonne pratique pour un refus. Un avoir ne sert qu'à annuler une facture déjà acceptée ou encaissée, pas une facture refusée (qui n'a jamais été comptabilisée chez votre client).
Choisir son mode d'envoi : email ou facturation électronique
MonKapiten propose deux façons d'envoyer vos factures, réglables depuis Dans l’application : Réglages > Facturation électronique :
- Par email : la facture PDF part par email à votre client et passe en Envoyée. C'est le mode par défaut, adapté aux particuliers et tant que la facturation électronique n'est pas obligatoire pour vous.
- Facturation électronique : MonKapiten génère une facture Factur-X et la dépose sur la plateforme connectée, qui l'achemine à votre client professionnel. Le suivi (déposée, acceptée, refusée) remonte ensuite automatiquement.
La réforme 2026-2027
La facturation électronique deviendra obligatoire pour émettre des factures entre professionnels : à partir de septembre 2026 pour les grandes entreprises, et de septembre 2027 pour les TPE, PME et indépendants. D'ici là, l'email reste valable. Recevoir des factures électroniques est en revanche obligatoire dès septembre 2026, d'où le module Dans l’application : Factures reçues.
Quand vous facturez un client entreprise en mode email, MonKapiten affiche un rappel discret sur la facture. Vous pouvez basculer en facturation électronique à tout moment dans les réglages.
À l'échéance : contrôle au moment de l'envoi
MonKapiten ne bloque pas votre espace de travail. À partir de votre date d'obligation d'émission, le contrôle intervient uniquement lorsque vous envoyez une facture à un professionnel français. Vous devez alors utiliser la plateforme connectée à MonKapiten ou confirmer que l'envoi a été réalisé depuis votre autre plateforme.
Un bandeau vous rappelle séparément de configurer la réception de vos factures fournisseurs. Vous pouvez connecter MonKapiten ou déclarer que cette réception est gérée sur une autre plateforme depuis Dans l’application : Réglages > Facturation électronique.
Prérequis de la facturation électronique